Zeitmanagement – 64 Methoden & Tipps

Zeitmanagement ist etwas sehr wichtiges für den Infopreneur, um erfolgreich zu sein. Es hilft ihm seine Unternehmensaufgaben in einem geplanten Zeitraum erfüllen zu können und sich dabei wohl zu fühlen. 

Da sich im Internet zu diesem Thema jedoch unheimlich viel unterschiedliche Informationen und Artikel finden lassen, ist es für ihn nur schwer möglich, sich einen guten Überblick darüber zu verschaffen.

Genau aus diesem Grund ist das Ziel dieses Artikels, dem Infopreneur dabei zu helfen und ihm den Überblick über die bekanntesten Methoden und Tipps zu verschaffen.

Inhaltsverzeichnis

 

 

Was ist Zeitmanagement? (top)

Bei Zeitmanagement -auch Zeitplanung genannt- handelt es sich um Maßnahmen zum Umgang mit Zeit. Grundsätzlich geht es darum, in der zur Verfügung stehenden Zeit, die anstehenden Aufgaben und Termine zu erledigen und dadurch diese Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

Zeitmanagement beinhaltet…

  • eine Reihe von Methoden, Techniken und Vorgehensweisen, welche den Infopreneur beim Organisieren von Aufgaben und Terminen unterstützen.
  • Analysemöglichkeiten, um herauszufinden, wie Zeit eingesetzt wird.
  • die darauf folgende Prioritätsfestlegung bei den Arbeitsaufgaben.
  • sowie eine Kontrolle der für die Arbeitsaufgaben verwendeten Zeit.

Das Ziel des Zeitmanagements ist die effiziente Planung, Durchführung und Kontrolle sämtlicher Aufgaben. 

Ein gutes Zeitmanagement ist das,…

  • was aus Zielen Erfolge macht.
  • was hilft, Ziele zu erreichen und Freiräume zu schaffen.

Wichtig: Zeitmanagement macht den Infopreneur nicht erfolgreich durch „Zeiteinteilung“, sondern durch „Zielerreichung“. Dementsprechend geht es nicht darum, Zeit zu managen, sondern die eigene Arbeitsweise zu managen. Dies ergibt sich auch aus dem Zitat des römischen Philosophen Lucius Annaeus Seneca, welcher den Grundsatz das Zeitmanagements darin festlegte: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen“.

Es geht also nicht darum, Zeit perfekt einzuteilen, sondern sie optimal zu nutzen. 

Warum ist Zeitmanagement wichtig für den Infopreneur? (top)

Weil es dem Infopreneur dabei hilft,…

  • alles dafür tun zu können, um die zur Verfügung stehende Zeit so produktiv wie möglich nutzen zu können.
  • die richtige Richtung für seine Aufgaben zu finden – das heißt, die wichtigen Sachen zu erledigen und die unwichtigen zu übergehen. 
  • ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Erholung zu erreichen.
  • mit einer Planung seine Zeit effizient einzusetzen.

Nur wenn es dem Infopreneur gelingt, das für ihn richtige Verhältnis zu erreichen, dann ist davon auszugehen, dass er ein erfülltes, glückliches und zufriedenes Leben empfindet.  

Was soll das Zeitmanagement dem Infopreneur bringen? (top)

Wie bereits erwähnt: Es geht nicht darum Zeit zu sparen, sondern Ziele zu erreichen. 

Die zum Zeitmanagement gehörenden Methoden und Vorgehensweisen sollen dem Infopreneur dazu helfen, um…

  • seinen Arbeitstag zu strukturieren.
  • für sich klare Ziele zu schaffen.
  • sich zu entlasten.
  • seinen Stress zu reduzieren.
  • sich mehr Zeit für sich selbst zu schaffen.
  • regelmäßige Freiräume zu erzielen. 
  • mehr Entspannungszeit zu erlangen. 
  • seine Arbeitszeit optimal nutzen zu können.
  • die für seine Arbeitsaufgaben aufgewendete Zeit zu kontrollieren.
  • seine Produktivität zu steigern.
  • für sich die Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu finden.
  • seine Aufgaben so viel wie möglich und so schnell wie möglich zu erledigen.
  • sich Prioritäten gegenüber seinen Aufgaben zu schaffen.
  • Störungen und „Zeitfresser“ zu bekämpfen.
  • seine Zeit bewusster zu gebrauchen.

Wie kann das Zeitmanagement dem Infopreneur helfen? (top)

Nun kommen wir zu den Methoden und Tipps, die dem Infopreneur dabei helfen können, seine Arbeit zu optimieren. Doch bevor wir uns diese im einzelnen betrachten, halten wir zuvor folgende grundsätzliche Erkenntnisse fest:

  • Oftmals wird Zeitmanagement missverstanden: Denn das möglichst präzise Verplanen von Zeiten hilft in erster Linie nur Personen, die besonders viele Kontakte, Termine oder Repräsentationspflichten haben.
  • Zeitmanagement erfolgt im Kopf des Infopreneurs. Sollte es da bei ihm nicht stimmen, dann helfen ihm diese Methoden und Tipps auch nicht.
  • Ebenfalls gilt es zu wissen, dass Erfolg nicht dadurch entsteht Zeit zu verplanen, sondern Pläne zu erstellen. Dies bedeutet, der Infopreneur sollte zuerst festlegen, was erreicht werden soll, und dann erst, wie das im Einzelnen umgesetzt werden soll. 
  • Eine der Grundregeln des Zeitmanagements ist, gleichartige Arbeiten zusammenzufassen, um sie dann hintereinander und ohne Unterbrechungen abzuarbeiten.
  • Zeitmanagement soll auch für eine perfekte Work-/Life-Balance sorgen. Der Infopreneur sollte deshalb darauf achten, sein Arbeits- und Privatleben gut auszubalancieren.
  • Da Aufgaben und Termine sowie die zur Verfügung stehende Zeit für den Infopreneur flexibel sind, kann ihm das Zeitmanagement nur bedingt helfen.
  • Die im Folgenden vorgestellten Methoden und Tipps sind diejenigen, die derzeit oft vorgestellt und verwendet werden. Zukünftig werden aber sicherlich noch weitere dazu kommen. 
  • Die meisten dieser Methoden und Tipps sind sehr einfach umzusetzen.

Wichtig: Der Infopreneur sollte davon ausgehen, dass er selbst für sich entscheiden muss, welche dieser Methoden und Tipps zu ihm und seiner Arbeitsweise passen und ihm dadurch helfen können. Sie sollten zu seinen Einstellungen, seinem Interesse und seinem Glauben, das was er für wahr hält, passen. Es handelt sich also lediglich um Vorschläge, die er für sich prüfen und akzeptieren kann!

Dennoch sollte ihm klar sein, dass es den meisten Infopreneuren mit der Umsetzung dieser Methoden und Tipps gelingt, eine bessere Verwendung ihrer begrenzt zur Verfügung stehenden Arbeitszeit zu erreichen. 

Methoden (top)

Hier werden nun 17 Methoden für den Infopreneur vorgestellt. Die folgenden Darstellungen dieser Methoden basieren auf diesen Fragen: 

Was  ist damit gemeint?
Wie sollte der Infopreneur damit umgehen?
Warum sollte sich der Infopreneur daran orientieren?              

 

(1) 80/20er – Regel (top)

Was ?

  • Diese Regel, auch als Pareto-Prinzip bekannt, besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwands erreicht werden. Um die restlichen 20% der Ergebnisse zu erreichen, werden dahingegen 80% des Aufwands erfordert.
  • Anders ausgedrückt: Nur ein geringer Teil der Aufgabe ist wirklich wichtig. Dahingegen hat der größte Teil nur einen geringen Effekt und verbessert das Ergebnis deshalb nur wenig.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte die jeweils entscheidenden 20% des Gesamtaufwandes herausfinden und sich auf diese konzentrieren.
  • Wichtig ist lediglich das dahinterstehende Prinzip – es muss sich deshalb nicht genau um ein 80:20 Verhältnis handeln.

Warum ?

  • Weil das wirklich Wichtige zu erledigen ist, wobei das Unwichtige gelassen werden kann.
  • Um zu verhindern, dass er sich mit unwichtigen Aufgabenteilen beschäftigt und dadurch Zeit verliert.

(2) „Eat the frog“ (top)

Was ?

  • Dieses Prinzip setzt den „Frosch“ als Symbol für die schwierigste oder unangenehmste Aufgabe des Tages ein.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich bereits am Anfang seiner Arbeitszeit auf den „Frosch“ konzentrieren und diesen schnellstmöglich verschlingen.
  • Er sollte bereits am Ende des Vortags den morgigen „Frosch“ bestimmen.

Warum ?

  • Wenn er sich frühestmöglich um den „Frosch“ kümmert und ihn verschlingt, dann lässt es sich für ihn am restlichen Tag entspannter Arbeiten.

(3) 10-10-10-Methode (top)

Was ?

  • Diese unterstützt den Infopreneur beim Treffen seiner Entscheidungen, in dem sich folgende Fragen stellen: Zu welchem Ergebnis führt die Entscheidung nach 10 Minuten, 10 Monaten, 10 Jahren?

Wie ?

  • Um seine Entscheidungen zu treffen, sollte er sich diese Fragen stellen.
  • Er sollte sich dabei bewusst machen, was nach seiner Entscheidung tatsächlich passieren könnte.
  • Je mehr Konsequenz es in einer größeren Zeitspanne gibt, desto wichtiger ist die Entscheidung dafür. Deshalb sollte er diese priorisieren.

Warum ?

  • Diese Methode hilft dem Infopreneur die Konsequenzen seiner Entscheidungen abschätzen und miteinander vergleichen zu können. Damit kann er sie auch zur Beurteilung seiner Aufgaben verwenden.
  • Sie unterstützt ihn dabei, schnellere Entscheidungen treffen zu können.
  • Es ermöglicht ihm schnell abzuschätzen, ob er weniger Zeit für eine Entscheidung einplanen sollte.

(4) High-Value-Activities (top)

Was ?

  • Diese HVA-Methode unterstützt das Herausfinden von wertvollen Aufgaben.

Wie ?

  • Zum Beginn sollte der Infopreneur für sich seine HVA’s definieren. Dazu sollte er sich auf seine eigene Zeitnutzung sowie die Beurteilung seiner Arbeitsweise beziehen.
  • Die Vorstellung dieser Pyramide kann ihm dann helfen, in dem er sie als Maßstab verwendet:
    • Spitze: Aufgaben mit langfristig sehr hohem Wert.
    • Mitte-oben: Aufgaben mit hohem Wert.
    • Mitte-unten: Aufgaben mit geringem Wert.
    • Unten: Aufgaben, die keinen Wert haben. 
  • Oben stehen die HVA’s, unten die Aufgaben, die nichts bringen, jedoch viel Zeit verschwenden.
  • Seine Erkenntnisse kann er dann dazu nutzen, um mehr Zeit in die HVA’s zu stecken und die Non-HVA’s zu verringern.

Warum ?

  • Weil er dadurch Prioritäten setzen kann und damit entscheidet, welche Aufgaben wirklich wichtig sind.

(5) 60-30-30-Methode (top)

Was ?

  • Arbeitsweise, die zum natürlichen Biorhythmus passt.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich an die Reihenfolge dieser Arbeitsblöcke halten:
    • 60: 55 Minuten konzentrierte Arbeit + 5 Minuten Pause.
    • 60: 55 Minuten konzentrierte Arbeit + 5 Minuten Pause.
    • 30: Eine halbstündige Pause.
  • Für die halbstündige Pause sollte er herausfinden, was ihm dabei die optimale Erholung bringt. (Kurzschlaf, Bewegung,…)
  • Er sollte es erreichen, arbeitstäglich ein oder zwei dieser Blöcke zu schaffen.

Warum ?

  • Weil der Infopreneur dadurch seine Leistungsfähigkeit steigern kann.
  • Eine Voraussetzung dafür ist jedoch, dass er keine kurzzeitigen Aufgaben hat und auch nicht ständig bei seiner Arbeit unterbrochen wird.

(6) Pomodoro-Technik (top)

Was ?

  • Methode, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte und Pausenzeiten zu unterteilen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich an die Reihenfolge dieser Arbeitsblöcke halten:
    • 30: 25 Minuten konzentrierte Arbeit + 5 Minuten Pause.
    • 30: 25 Minuten konzentrierte Arbeit + 5 Minuten Pause.
    • 30: 25 Minuten konzentrierte Arbeit + 5 Minuten Pause.
    • 30: 25 Minuten konzentrierte Arbeit + 5 Minuten Pause.
    • 30: Eine halbstündige Pause.
  • Nach 25 Minuten sollte er die jeweilige Teilaufgabe erledigt haben.
  • Für die halbstündige Pause sollte er herausfinden, was ihm dabei die optimale Erholung bringt. (Kurzschlaf, Bewegung,…)
  • Im Anschluss an die längere Pause, sollte er dann wieder mit 25 Minuten beginnen.

Warum ?

  • Weil davon auszugehen ist, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern.
  • Dadurch verbessert der Infopreneur die Einschätzungen seiner Arbeitszeiten.
  • Weil die Aufgabenerledigung davon profitiert, wenn die Teilaufgaben ohne Unterbrechung bearbeitet werden.
  • Im Gegensatz zur 60-60-30-Methode eignet sich diese Pomodoro-Technik vor allem für Infopreneure, die sich um kleinteilige Aufgaben kümmern.

(7) Energiekurve (top)

Was ?

  • Methode zum Herausfinden der Leistungsfähigkeit in Abhängigkeit von der Tageszeit.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich einige Tage lang stündlich fragen, über wieviel Energie er momentan verfügt. Den jeweiligen Wert sollte er festhalten, in dem er dazu eine Skala von 1 bis 10 verwendet.
  • Aus diesen Ergebnissen kann er dann eine Energiekurve zeichnen.

Warum ?

  • Weil er dadurch seinen jeweils regelmäßig erscheinenden Energiebestand herausfindet.
  • Deshalb kann er seine Aufgaben besser planen.

(8) Kanban(top)

Was ?

  • Optische Bereitstellung des jeweils aktuellen Stands einer Aufgabe.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte dazu ein Whiteboard nutzen, auf dem er den jeweiligen Stand seiner Aufgaben festhält.
  • Dabei sollte er folgende 3 Spalten verwenden:
    • To-Do (= zu machen)
    • Doing (=wird bereits gemacht)
    • Done (= ist gemacht)
  • Die jeweilige Aufgabe selbst kann er auf ein Post-it schreiben und in der entsprechenden Spalte anbringen.

Warum ?

  • Dadurch erhält er eine gute Übersicht über den jeweiligen Status seiner Aufgaben.

(9) The One Minute To-Do List(top)

Was ?

  • Optische Bereitstellung der Zeitplanung.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte dazu ein Whiteboard nutzen, auf dem er die Endtermine seiner Aufgaben festhält.
  • Dabei sollte er folgende 3 Spalten verwenden:
    • Critical now (= heute): Hier finden sich die Aufgaben, die unbedingt heute erledigt werden sollten.
    • Opportunity now (= demnächst): Maximal 20 verschiedene Aufgaben, die in den nächsten 1-2 Wochen erledigt sein sollen.
    • Over the horizon (= später): Alle übrigen Aufgaben.

Warum ?

  • Dies hilft dem Infopreneur seine Übersicht zu erhalten sowie einen groben Zeitplan durchzuführen.

(10) Getting Things Done(top)

Was ?

  • Arbeitstag mit Aufgabenlisten erfassen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte diese 5 Schritte gehen:
    • Sammeln: Alles aufschreiben, was noch zu erledigen ist.
    • Durcharbeiten: Die Dinge aus dem Sammelkorb entnehmen und entscheiden, ob und wie sie erledigt werden sollen.
    • Organisieren: Diese nun in der Aufgabenliste platzieren.
    • Durchsehen: Regelmäßig kontrollieren, ob dieses System aktuell und gepflegt ist, um sich darauf verlassen zu können.
    • Erledigen: Entscheidung treffen hinsichtlich der nächsten Aufgabe unter Berücksichtigung der verfügbaren Zeit und Energie sowie deren Wichtigkeit.

Warum ?

  • Weil es dem Infopreneur eine belastungsfreie und effiziente Arbeit ermöglicht.
  • Er erreicht dadurch eine Kontrolle über seiner Arbeit.
  • Weil er dadurch von der Arbeit an der aktuell wichtigen Aufgabe nicht abgelenkt wird, da er aufgrund dieser Aufgabenliste nicht davon auszugehen hat, weitere Aufgaben zu vergessen sowie den kompletten Überblick zu verlieren.

(11) Eisenhower Prinzip(top)

Was ?

  • Aufgaben unterscheiden hinsichtlich ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte eine Matrix mit folgenden 4 Quadranten aufbauen:
    • oben: wichtig, unten: unwichtig, links: nicht dringend, rechts: dringend.
      • 1) wichtig, dringend.
      • 2) wichtig, nicht dringend.
      • 3) unwichtig, dringend.
      • 4) unwichtig, nicht dringend.
  • Alle Aufgaben sollte er in der Matrix in eines der dazu passenden 4 Felder einordnen.
  • Er sollte sich zuerst um die Aufgaben aus den Quadranten 1 und 2 kümmern.
  • Danach kann er sich dann um die Aufgaben des Quadranten 3 kümmern.
  • Der 4. Quadrant gibt ihm sogar die Möglichkeit zu entscheiden, ob er diese Aufgabe erfüllen möchte, oder sich dagegen entscheidet.

Warum ?

  • Der Infopreneur erkennt dadurch, welche Aufgaben er nun unbedingt einplanen und erledigen sollte.

(12) Parkinsons Gesetz(top)

Was ?

  • Abhängig von der zur Verfügung stehenden Zeit, dehnt sich die Arbeit aus.

Wie ?

  • Auf Grund dieser Erkenntnis sollte der Infopreneur versuchen seine Arbeit mit so wenig Zeit wie möglich zu planen.
  • Wichtig ist dabei, dass er bei der Zeitzuweisung jedoch realistisch bleibt.

Warum ?

  • Dadurch kann der Infopreneur sich viel Zeit ersparen.

(13) ALPEN Methode(top)

Was ?

  • Erstellung effizienter Arbeitspläne.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte seinen Arbeitsplan entsprechend dieser Aspekte erstellen:
    • A: Aufgabe
    • L: Länge
    • P: Pufferzeiten
    • E: Entscheidung
    • N: Nachkontrolle
  • Das „E“ gibt ihm vor, die Aufgaben ihrer Wichtigkeit entsprechend zu ordnen. Dazu hat er Prioritäten zu setzen.

Warum ?

  • Dies hilft dem Infopreneur, seine Arbeitszeit zu planen.
  • Voraussetzung für deren Funktionalität ist jedoch, dass er bei seiner Arbeit nicht unterbrochen wird, und auch nur selten etwas Unvorhergesehens erscheint.

(14) ABC Methode(top)

Was ?

  • Aufgaben nach Prioritäten sortieren.

Wie ?

  • Die drei Buchstaben bedeuten:
    • A: höchste Priorität, sehr wichtig.
    • B: mittlere Priorität, wichtig.
    • C: geringste Priorität, weniger wichtig.
  • Der Infopreneur sollte sich hauptsächlich um die „A“-Aufgaben kümmern.
  • Die „B“- und vor allen auch die „C“-Aufgaben kann er auch an andere delegieren.

Warum ?

  • Damit kann der Infopreneur seiner Aufgabenliste eine Ordnung zuweisen.

(15) SMART Methode(top)

Was ?

  • Vorgehensweise, um Ziele zu definieren und einzuhalten.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich an die folgenden Kriterien zur Zielformulierung halten:
    • S: Spezifisch.
    • M: Messbar. 
    • A: Attraktiv.
    • R: Realistisch
    • T: Termingerecht.
  • Er sollte seine Ziele so spezifisch wie möglich beschreiben.
  • Er sollte sich dabei an messbaren Fakten festhalten.
  • Er sollte seine Zielplanung für sich attraktiv erscheinen lassen.
  • Ein erstellter Plan soll auch realistisch umsetzbar sein.
  • Bei der Definition des Ziels hat er einen konkreten Zeitpunkt zu bestimmen.
  • Die SMART-Methode kann er nur dann erfolgreich nutzen, wenn er alle Kriterien umgesetzt hat.

Warum ?

  • Damit kann der Infopreneur seine Ziele definieren und sie auch einhalten.

(16) Salami Taktik(top)

Was ?

  • Aufteilung der Arbeit in kurze Zeiträume.

Wie ?

  • Eine große Aufgabe sollte der Infopreneur in mehrere kleine Aufgaben aufteilen, die für ihn einfacher und schneller zu erledigen sind.

Warum ?

  • Er kann sich damit selbst dahingehend beeinflussen, dass er seine Arbeit nur an etwas Kurzem wahrnimmt.
  • Diese Taktik unterstützt ihn auch gegen das Hinauszögern seiner Arbeiten.

(17) OKR Methode(top)

Was ?

  • Eine Methode zur Zielsetzung (Objectives) und Messung von Ergebniskennzahlen (Key Results)

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich für jedes Quartal neue Ziele setzen.
  • OKR teilt Aufgaben in Ziele (qualitative Objectives) und Ergebniskennzahlen (quantitative Key Results) auf.
  • Die von ihm festgelegten „Objectives“ und „Key Results“ sollten messbar sein.
    • Objective: Was möchte er erreichen?
    • Key Result: Was hat er zu tun, um dort hin zu kommen, und wie kann er das messen?
  • Das Ziel (Objective) wird durch die Ergebniskennzahlen (Key Results) messbar gemacht. Wenn alle zugeordneten Ergebniskennzahlen erreicht sind, dann ist das Ziel erreicht.

Warum ?

  • Diese Methode hilft dem Infopreneur, unnötige Tätigkeiten zu erkennen und diese zu eliminieren.
  • Es hilft ihm, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.
  • Es vereinfacht ihm das Nein-Sagen bei unwichtigen Aufgaben.

Tipps (top)

Die folgenden 47 Tipps sind unterteilt in Verhalten, Aufgaben, und Tools. 

Verhalten: Wie sollte sich der Infopreneur verhalten?

Die folgenden Darstellungen dieser Tipps basieren auf diesen Fragen: 

Was  ist damit gemeint?
Wie sollte der Infopreneur sich verhalten?
Warum sollte sich der Infopreneur so verhalten?              

(18) Auf die Arbeit konzentrieren(top)

Was ?

  • Nichts anderes zulassen, sondern sich nur auf die aktuelle Aufgabe klar konzentrieren.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich nicht ablenken lassen, nein sagen etc.

Warum ?

  • Weil die Effizienz seiner Bearbeitung dadurch steigt.

(19) Mit To-Do-Liste arbeiten(top)

Was ?

  • Arbeitsplan, der die Wichtigkeiten und die Erstellungstermine der Aufgaben beinhaltet.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sein schrittweises Vorgehen an dieser geplanten To-Do-Liste ausrichten.

Warum ?

  • Um dadurch eine erfolgreiche, optimale, stresslose Arbeitsweise zu erreichen.

(20) Kein Multitasking(top)

Was ?

  • Multitasking bedeutet die Ausführung zweier oder mehrerer Aufgaben zur selben Zeit oder abwechselnd in kurzen Zeitabschnitten.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte kein Multitasking, das heißt nicht mehrere Aufgabe auf einmal, durchführen.

Warum ?

  • Dadurch verhindert er unter anderem Ablenkungen, die zu längerem Zeit- und höherem Energieaufwand führen.

(21) Organisiert arbeiten(top)

Was ?

  • Sämtliche Arbeit sollte im Voraus geplant sein.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich immer an dem zuvor erstellen Arbeitszeitplan orientieren.

Warum ?

  • Dadurch lässt sich seine Leistungseffizienz steigern. 

(22) Sich nach Prioritäten richten(top)

Was ?

  • Alle Aufgaben sind in eine Prioritätenliste eingetragen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte die wichtigsten Prioritäten er zuerst erledigen.

Warum ?

  • Weil es sich dabei um die wirklich notwendigen Aufgaben handelt, die am Ende auch zum größten Erfolg führen.

(23) An Zielen orientieren(top)

Was ?

  • Das Arbeiten an den geplanten Endterminen der einzelnen Aufgaben anpassen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte versuchen, die gesetzten Termine der jeweiligen Aufgaben zu erreichen.

Warum ?

  • Da er sich dadurch auf das Wichtige richtet.

(24) Wartezeiten nutzen(top)

Was ?

  • Während Wartezeiten, bspw. eine Bahnfahrt, lassen sich auch einfache Aufgaben erledigen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte während dieser Wartezeiten einfache, kleine Aufgaben erledigen.

Warum ?

  • Dadurch kann der Infopreneur seine Wartezeiten sinnvoll nutzen.

(25) Produktivzeiten nutzen(top)

Was ?

  • Zeiten, in denen der Infopreneur sehr leistungsfähig ist.

Wie ?

  • Er  sollte bei der Arbeitsplanung die wichtigen und konzentrationsintensiven Aufgaben mit der leistungsfähigsten Zeit verbinden.

Warum ?

  • Dadurch erzielt er die effizientesten Arbeitsergebnisse.

(26) Nach Abschluss belohnen(top)

Was ?

  • Nach erfolgreichem Abschluss einer Aufgabe sich dafür belohnen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte nach einem erfolgreichem Abschluss das gute Gefühl genießen und für Entspannung sorgen.

Warum ?

  • Das löst seinen psychischen Druck und schafft ihm Freizeit.

(27) Schnell entscheiden(top)

Was ?

  • Seine Arbeit schnell definieren.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich möglichst schnell entscheiden, was wann gemacht werden soll. Dennoch sollte er stets wohlüberlegte Entscheidungen treffen. 

Warum ?

  • Dadurch kann er den auf ihn wirkenden Zeitdruck verringern.

(28) Nicht aufschieben(top)

Was ?

  • Durch das Hinauszögern der Aufgaben erhöht sich der Arbeitsstau.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte das Aufschieben von Aufgaben vermeiden. 

Warum ?

  • Dadurch verhindert er, dass er sich bremst, denn aufgeschobene Arbeiten wären sicherlich ständig in seinem Hinterkopf, führten zu zusätzlichen Belastungen und Stress und würden dadurch seine optimale Leistungsfähigkeit verschlechtern.

(29) Unterstützung holen(top)

Was ?

  • Andere um Hilfe zum Erledigen der Aufgabe bitten.

Wie ?

  • Im Vorfeld der Aufgabe sollte der Infopreneur sich bereits ein dazu passendes Umfeld erschaffen. Wenn dann vorhanden, kann er seine Aufgabe an eine weitere Person weiterleiten.

Warum ?

  • Dies kann zu einer Entlastung führen.

(30) Routinen folgen(top)

Was ?

  • Sich an ständige Vorgehensweise halten.
  • Nicht planlos arbeiten.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte seine Arbeitsweise an der täglichen Routine anpassen.

Warum ?

  • Da die Berücksichtigung von Gewohnheitserfahrungen für geringeren Druck sorgt.

(31) Arbeitsplatz pflegen(top)

Was ?

  • Ordnung am Arbeitsplatz halten.

Wie ?

  • Von seinem Arbeitsplatz sollte der Infopreneur möglichst all das wegschaffen, was nichts mit seiner Arbeit direkt zu tun hat.

Warum ?

  • Weil ein ordentlich aufgeräumter Arbeitsplatz für eine gute Konzentration und wenig Störung sorgt.

(32) Bewusste Pausen(top)

Was ?

  • Pausen zwischen verschiedene Arbeitsschritte legen.

Wie ?

  • Nach jedem geplanten Arbeitsschritt, sollte der Infopreneur sich eine bewusste Pause gönnen.

Warum ?

  • Pausen fördern die Produktivität.

(33) Nein sagen(top)

Was ?

  • Unwichtige Anforderungen und Wünsche anderer Leute ablehnen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte dem Anfordernden „Nein“ sagen.

Warum ?

  • Dadurch wird er nicht von seinen wichtigen Aufgaben abgelenkt.
  • Deshalb kannst er sich konsequent auf seine wichtigen Aufgaben konzentrieren.

(34) Nicht perfekt sein(top)

Was ?

  • Die Zufriedenheit des Auftraggebers über das Ergebnis seiner gestellten Aufgabe kann bereits vorhanden sein, bevor alles perfekt dazu erarbeitet wurde.  Siehe 80/20er-Methode.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte lediglich so viel erarbeiten, dass es dazu reicht, dass der Auftraggeber damit zufrieden ist.

Warum ?

  • Dadurch kann er sich viel Zeit und Energie sparen.

(35) Locker bleiben(top)

Was ?

  • Nicht zu viel planen, vornehmen und Druck aufbauen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte seine To-Do-Liste so erstellen, dass auch Pufferzeiten und Ungeahntes eingeplant werden.

Warum ?

  • Um zuviel Druck und Stress zu verhindern.

(36) Realistisch denken(top)

Was ?

  • Die Aufgabenerfüllung sich realistisch vorstellen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte die Arbeitsplanung immer auf Basis der Machbarkeit erstellen.

Warum ?

  • Um sich nicht zu übernehmen, denn dies bringt ihn in Stress.

(37) Essen und Trinken(top)

Was ?

  • Die Nahrungsaufnahme (Essen & Trinken) ist eine wichtige Voraussetzung für eine effiziente Leistungsfähigkeit.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte stets genügend essen und trinken.

Warum ?

  • Dadurch erhält er eine starke Leistungsfähigkeit.

(38) Biorhythmus berücksichtigen(top)

Was ?

  • Die Leistungsfähigkeit sowie der Gemütszustand des Infopreneurs ist einem bestimmten Rhythmus unterworfen.

Wie ?

  • Er sollte seinen Rhythmus herausfinden: Wann ist er leistungsfähig, und wann ist er „schwach“?

Warum ?

  • Um dadurch seine wichtigsten Aufgaben in seine leistungsfähigsten Zeitphasen einplanen zu können.

(39) Stress abbauen(top)

Was ?

  • Belastungen reduzieren.

Wie ?

  • Grundsätzlich sollte der Infopreneur sich an zeitliche Grenzen und realistische Ziele halten.

Warum ?

  • Dadurch kann er seinen Stress verringern.

(40) Auszeit gönnen(top)

Was ?

  • Arbeitszeit unterbrechen, um sich eine Auszeit zu gönnen.

Wie ?

  • Wenn die Arbeit nicht richtig läuft, sollte der Infopreneur sich eine Auszeit gönnen.

Warum ?

  • Dadurch kann er sich wieder einen klaren Kopf verschaffen, so dass ihm seine Arbeit wieder leichter von der Hand geht.

(41) Ablenkungen vermeiden(top)

Was ?

  • Sämtliche Ablenkungen und Störungen der Arbeit sollten möglichst vermieden werden.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sämtliche Störfaktoren vermeiden – Beispiele:
    • E-Mails, Telefon, Internet nur geplant einsetzen.
    • Handy von Arbeitsplatz entfernen.
    • von „Zeitdieben“ sich distanzieren.

Warum ?

  • Dadurch vermeidet er abgelenkt zu werden, wodurch in der Regel die Konzentration und Leistungsfähigkeit für eine Aufgabe verloren geht.

(42) Aufwand akzeptieren(top)

Was ?

  • Viele Aufgaben benötigen jeweils zu deren erfolgreicher Lösung einen sehr hohen Aufwand.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte den erkannten Aufwand einer Aufgabe akzeptieren.

Warum ?

  • Weil dies für ihn eine wichtige Voraussetzung ist, um seine Aufgabe erfolgreich zu erfüllen. Die Nichtakzeptanz würde ihn bei der Umsetzung belasten.

(43) Früher aufstehen, oder länger bleiben(top)

Was ?

  • Seine Arbeitszeit außerhalb der normalen zu platzieren.

Wie ?

  • Der Infopreneur kann entweder morgens sehr früh oder abends sehr spät arbeiten.

Warum ?

  • Dadurch vermeidet er vielerlei Ablenkung, die ansonsten bspw. aufgrund anderer Mitarbeiter oder Kunden auftauchen.

(44) Schnell anfangen(top)

Was ?

  • Schnellstmöglicher Beginn einer wichtigen Aufgabe.

Wie ?

  • Mit der Aufgabe auch wirklich zu beginnen und sie nicht vor sich herzuschieben.

Warum ?

  • Dadurch verhindert der Infopreneur Verzögerungen, die zu einer sehr späten oder sogar gar keiner Aufgabenerledigung führen.

(45) Soziale Kontakte pflegen(top)

Was ?

  • Bekanntschaften und Freundschaften halten.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte bestehende Kontakte nicht vernachlässigen und auch weiterhin für neue sorgen.

Warum ?

  • Zum einen hilft ihm das, die Arbeit deutlich abzuschalten.
  • Zum anderen kann dadurch auch externe Hilfe oder Informationen für die Arbeit entstehen.

(46) Arbeits- und Privatleben trennentop)

Was ?

  • Klare Differenz zwischen Arbeit und Freizeit behalten.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte auf ein ausreichendes Maß an Freizeit achten und dieses stets planen.

Warum ?

  • Dadurch kann er seinen Kopf freihalten und neue Energie tanken.

(47) Persönlichkeit weiterentwickelntop)

Was ?

  • Lebenserfahrungen sorgen für Weiterentwicklung der Persönlichkeit.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich den jeweilig aktuellen Lebensbedingungen anpassen.

Warum ?

  • Damit er sich dem gegeben Umfeld besser anpassen kann: Er lernt sich dabei besser kennen, kann mit Rückschlägen auf sein Leben besser umgehen sowie auch Krisen und Probleme besser bewältigen.

Aufgaben: Welche Aufgaben sollte der Infopreneur erledigen?

Die folgenden Darstellungen dieser Tipps basieren auf diesen Fragen: 

Was ist damit gemeint?
Wie sollte der Infopreneur es machen?
Warum sollte der Infopreneur es machen?              

(48) To-Do-Liste erstellen / Arbeitszeit planentop)

Was ?

  • Arbeitszeit im Voraus planen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte eine Arbeitsliste erstellen, auf der Prioritäten und Ziele festzulegen sind.
  • Die Aufgaben sollten in jeweilige Arbeitsschritte aufgeteilt werden.
  • Es sollten dabei auch Zeitreserven eingeplant sowie auch Zeitgrenzen festgelegt werden.

Warum ?

  • Damit kann der Infopreneur eine erfolgreiche, optimale, stresslose Arbeitsweise erreichen.

(49) Not-To-Do-Liste erstellentop)

Was ?

  • Erfassung von nicht mehr zu erledigenden Aufgaben.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich aufschreiben, was er nicht mehr tun möchte.

Warum ?

  • Die Liste liefert ihm Klarheit bei seiner Arbeit.
  • Ebenfalls lässt sie ihn erkennen, was delegiert bzw. outgesourced werden sollte.

(50) Zeit erfassentop)

Was ?

  • Die jeweils für eine Aufgabe verwendete Zeit erfassen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte Mehrere Tage lang festhalten, was er tatsächlich den ganzen Tag über gemacht hat.
  • Dabei sollte er die jeweils für eine Aufgabe verwendete Zeit erfassen.
  • Herausfinden, welche Aufgabenarten er schnell erledigen kann und welche ihn sehr viel Zeit kosten. 

Warum ?

  • Dadurch kann er sein Zeitmanagement verbessern.
  • Denn jetzt wird ihm klar, wie er seine Zeit tatsächlich verwendet.

(51) Ziele setzentop)

Was ?

  • Festlegen, was er erreichen will. 

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte Ziele setzen, die dem verfügbaren Zeitraum angemessen sind.
  • Für jede Aufgabe sollte er konkrete Schritte, ein Endziel und ein Enddatum schriftlich definieren.
  • Ebenfalls sollte er auch für sich festhalten, warum er dieses Ziel erreichen möchte.
  • Auch sollte er festlegen, wer ihm dabei helfen sollte, sowie welche Materialien und Hilfsmittel er dazu benötigt.
  • Wichtig: Zuerst die großen (Teil-)Ziele im Zeitplan festlegen. Dazwischen dann die kleineren Ziele definieren.

Warum ?

  • Nur wenn ein Ziel gesetzt ist, kann der Infopreneur es auch erreichen und dabei auch seinen Erfolg genießen. 
  • Weil er die Effektivität seiner Arbeit nur dann erreicht, wenn er richtige Ziele hat.

(52) Ziele überprüfentop)

Was ?

  • Die zeitlich geplanten Erfolge zu kontrollieren.

Wie ?

  • Am Ende eines Zeitraumes sollte der Infopreneur überprüfen, ob das geplante Ziel erreicht wurde.

Warum ?

  • Dadurch kann er zum einen seinen Erfolg genießen, zum anderen aber auch herausfinden, warum er sein Ziel unter Umständen nicht erreicht hat.

(53) Erfolgskriterien definierentop)

Was ?

  • Herausfinden welche speziellen Erfolgsfaktoren es für den Infopreneur gibt.

Wie ?

  • Er sollte sich die jeweiligen Aufgabenschritte im Nachhinein betrachten, um dabei festzustellen, was speziell zur erfolgreichen Durchführung sorgte.

Warum ?

  • Er kann sich zukünftig auf diese herausgefundenen Erfolgskriterien verlassen.

(54) Wochenrhythmus erstellentop)

Was ?

  • Die einzelnen Wochentage mit unterschiedlichen Schwerpunkten versehen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte Tage definieren, an denen spezielle Arbeiten durchgeführt werden.

Warum ?

  • Er kann sich zukünftig auf diese herausgefundenen Erfolgskriterien verlassen.

(55) Prioritäten setzentop)

Was ?

  • Wichtigkeit der Aufgaben festlegen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte sich eine Reihenfolge der Bearbeitung seiner anstehenden Aufgaben festlegen.
  • Dabei sollte er unterscheiden, welche Aufgaben für ihn wichtig, und welche weniger wichtig sind.
  • Die wichtigsten und unangenehmsten Aufgaben sollte er vorziehen.
  • Dabei sollte er seine fachlichen und persönlichen Ziele berücksichtigen.

Warum ?

  • Priorisierte Aufgaben erledigt er schneller und kann sich dadurch wieder freier fühlen.
  • Er kann dadurch auch nicht notwendige Aufgaben herausfinden.
  • Es erleichtert es ihm, sich Grenzen zu setzen.

(56) Große Aufgaben aufteilentop)

Was ?

  • Aufgaben in handhabbare Arbeitspakete zerlegen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte versuchen große Aufgaben in kleine, leicht umsetzbare Teile aufzuspalten.

Warum ?

  • Manche Aufgaben wirken aufgrund ihrer Größe so, als ob sie gar nicht zu erledigen wären.
  • Weil zu große Aufgaben der Motivation schadet und den Infopreneur sogar dazu bringen kann, sie gar nicht erledigen zu wollen. Diese Aufteilung hilft dementsprechend gegen das Aufschieben von Arbeiten.
  • Dahingegen sind kleinere Aufgaben schneller und einfacher zu bewältigen.
  • Um zu verhindern, dass eine zu große Aufgabe ihn verunsichert.
  • Weil kleine Aufgaben weniger Druck verursachen und einfacher zu erledigen sind.
  • Dadurch bekommt er schneller seine Erfolgserlebnisse.
  • Kleinschrittiges Denken verursacht weniger Druck auf ihn.

(57) Ähnliche Aufgaben gruppierentop)

Was ?

  • Gleichartige Aufgaben hintereinander planen.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte feststellen, ob es sich um gleichartige Aufgaben handelt. Falls ja, diese hintereinander verplanen.

Warum ?

  • Er kann sich an der ähnlichen Denkweise halten. Dadurch kann er seine Aufgaben effizienter erfüllen.

(58) Meetings zeitlich zusammenbringentop)

Was ?

  • Das Treffen und die Kommunikation mit anderen hintereinanderlegen mit jeweils kurzer Pause.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte die jeweiligen Meetings derart planen, dass sie hintereinander stattfinden.

Warum ?

  • Dadurch erhöht er seine Arbeitszeit für größere Aufgaben, die er zu erledigen hat.

(59) Testen und optimierentop)

Was ?

  • Gelegentlich auch Neues ausprobieren.

Wie ?

  • Der Infopreneur sollte immer wieder einmal neue Gedanken und Sachen ausprobieren.
  • Selbst einzelne Arbeitsabläufe können Verbesserungspotenziale beinhalten.

Warum ?

  • So kann der Infopreneur immer wieder mal etwas finden, was seine Arbeit einfacher gestalten lässt.

Tools: Welche Tools können dem Infopreneur dabei helfen?

Die folgenden Darstellungen dieser Tipps basieren auf diesen Fragen: 

Was ist damit gemeint?
Wie kann es dem Infopreneur helfen?
Warum sollte der Infopreneur es nutzen?              

(60) Zeitplanbuchtop)

Was ?

  • Schriftliche Möglichkeit zur Zeitplanung, basierend auf einem Kalender.

Wie ?

  • Es hilft dem Infopreneur dabei seine langfristigen Ziele schriftlich und lückenlos in angemessene Segmente aufzuteilen.

Warum ?

  • Weil es den Infopreneur dabei unterstützt, ohne Stress mehr zu leisten und dabei ein ausgeglichenes Leben zu führen.

(61) Software Systemtop)

Was ?

  • System, welches das gleiche abbildet, was der Infopreneur auch mit einem Zeitplanbuch könnte.

Wie ?

  • Unter anderem unterstützt es ihn beim Einhalten und Kontrollieren des Terminkalenders sowie auch Erfassen von Telefongesprächen, eintreffenden Informationen sowie Internetaktivitäten.

Warum ?

  • Weil solche Systeme, wie beispielsweise Lotus Organizer, für den Infopreneur viele alltägliche Aufgaben automatisch durchführen können und dadurch verhindern, dass er dazu seine Zeit verliert.

(62) Zeitmanagement Apptop)

Was ?

  • Solche Apps unterstützen den Infopreneur dabei, seine Selbstorganisation durchzuführen.

Wie ?

  • Sie geben ihm den Überblick über die von ihm für seine Aufgaben verwendeten Zeiten.
  • Ebenfalls kann er mit einigen davon auch die Vorgehensweise seiner Zielerfüllungen verfolgen.
  • Des weiteren bieten ihm einige auch Berichte an, die ihm erlauben seine Produktivität nachzuvollziehen.

Warum ?

  • Der Einsatz solcher Apps und die damit enthaltenen Informationen erlauben dem Infopreneur daraus Verbesserungen für seine Arbeitsweise abzuleiten.
  • Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass er immer alles beliebig und ordentlich bearbeiten kann.

(63) Funktionierendes Werkzeugtop)

Was ?

  • Werkzeug, das keinerlei Probleme macht.

Wie ?

  • Gut funktionierende Werkzeuge unterstützen den Infopreneur bei seiner Arbeit und verhindern, dass er durch deren Nutzung Zeit verliert.

Warum ?

  • Weil durch den Einsatz eines guten Werkzeuges der Infopreneur keine Zeit verliert.

(64) Diktieren statt schreibentop)

Was ?

  • Effektiver mit der Stimme arbeiten.

Wie ?

  • Mit einer Spracherkennungssoftware kann der Infopreneur seinen Computer bequem mit seiner Stimme steuern.
  • Selbst seine gesprochenen Worte können in geschriebenen Text umgewandelt werden.
  • Ein weiteres Beispiel ist WhatsApp. Damit kann er seine Mitteilungen auch sprachlich versenden.

Warum ?

  • Der Infopreneur kann dadurch seine Mittelungen, Notizen und Steuerungen wesentlich schneller erstellen und auch versenden. 

Fazit (top)

Zeitmanagement ist wichtig für den Erfolg des Infopreneurs. Es gibt dazu sehr viele Methoden und Tipps, die ihm dabei helfen können. Jedoch sollte er davon ausgehen, dass er selbst für sich entscheiden muss, welche dieser Methoden und Tipps zu ihm und seiner Arbeitsweise passen und ihm dadurch helfen können. Es handelt sich in diesem Artikel also lediglich um Vorschläge, die er für sich prüfen und akzeptieren kann. Sie sollten zu seinen Einstellungen, seinem Interesse und seinem Glauben passen.

 

Sollten Sie noch weitere gute Methoden und Tipps kennen, dann geben Sie uns doch mit Ihrem Kommentar darüber Bescheid!

 

 

 

Ersten Kommentar schreiben

Antworten

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.


*