Zeitmanagement ist etwas sehr wichtiges für den Infopreneur, um erfolgreich zu sein. Es hilft ihm seine Unternehmensaufgaben in einem geplanten Zeitraum erfüllen zu können und sich dabei wohl zu fühlen.
Da sich im Internet zu diesem Thema jedoch unheimlich viel unterschiedliche Informationen und Artikel finden lassen, ist es für ihn nur schwer möglich, sich einen guten Überblick darüber zu verschaffen.
Genau aus diesem Grund ist das Ziel dieses Artikels, dem Infopreneur dabei zu helfen und ihm den Überblick über die bekanntesten Methoden und Tipps zu verschaffen.
Bei Zeitmanagement -auch Zeitplanung genannt- handelt es sich um Maßnahmen zum Umgang mit Zeit. Grundsätzlich geht es darum, in der zur Verfügung stehenden Zeit, die anstehenden Aufgaben und Termine zu erledigen und dadurch diese Zeit möglichst produktiv zu nutzen.
Zeitmanagement beinhaltet…
eine Reihe von Methoden, Techniken und Vorgehensweisen, welche den Infopreneur beim Organisieren von Aufgaben und Terminen unterstützen.
Analysemöglichkeiten, um herauszufinden, wie Zeit eingesetzt wird.
die darauf folgende Prioritätsfestlegung bei den Arbeitsaufgaben.
sowie eine Kontrolle der für die Arbeitsaufgaben verwendeten Zeit.
Das Ziel des Zeitmanagements ist die effiziente Planung, Durchführung und Kontrolle sämtlicher Aufgaben.
Ein gutes Zeitmanagement ist das,…
was aus Zielen Erfolge macht.
was hilft, Ziele zu erreichen und Freiräume zu schaffen.
Wichtig: Zeitmanagement macht den Infopreneur nicht erfolgreich durch “Zeiteinteilung”, sondern durch “Zielerreichung”. Dementsprechend geht es nicht darum, Zeit zu managen, sondern die eigene Arbeitsweise zu managen. Dies ergibt sich auch aus dem Zitat des römischen Philosophen Lucius Annaeus Seneca, welcher den Grundsatz das Zeitmanagements darin festlegte: “Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen”.
Es geht also nicht darum, Zeit perfekt einzuteilen, sondern sie optimal zu nutzen.
Warum ist Zeitmanagement wichtig für den Infopreneur? (top)
Weil es dem Infopreneur dabei hilft,…
alles dafür tun zu können, um die zur Verfügung stehende Zeit so produktiv wie möglich nutzen zu können.
die richtige Richtung für seine Aufgaben zu finden – das heißt, die wichtigen Sachen zu erledigen und die unwichtigen zu übergehen.
ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Erholung zu erreichen.
mit einer Planung seine Zeit effizient einzusetzen.
Nur wenn es dem Infopreneur gelingt, das für ihn richtige Verhältnis zu erreichen, dann ist davon auszugehen, dass er ein erfülltes, glückliches und zufriedenes Leben empfindet.
Was soll das Zeitmanagement dem Infopreneur bringen? (top)
Wie bereits erwähnt: Es geht nicht darum Zeit zu sparen, sondern Ziele zu erreichen.
Die zum Zeitmanagement gehörenden Methoden und Vorgehensweisen sollen dem Infopreneur dazu helfen, um…
seinen Arbeitstag zu strukturieren.
für sich klare Ziele zu schaffen.
sich zu entlasten.
seinen Stress zu reduzieren.
sich mehr Zeit für sich selbst zu schaffen.
regelmäßige Freiräume zu erzielen.
mehr Entspannungszeit zu erlangen.
seine Arbeitszeit optimal nutzen zu können.
die für seine Arbeitsaufgaben aufgewendete Zeit zu kontrollieren.
seine Produktivität zu steigern.
für sich die Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu finden.
seine Aufgaben so viel wie möglich und so schnell wie möglich zu erledigen.
sich Prioritäten gegenüber seinen Aufgaben zu schaffen.
Störungen und “Zeitfresser” zu bekämpfen.
seine Zeit bewusster zu gebrauchen.
Wie kann das Zeitmanagement dem Infopreneur helfen? (top)
Nun kommen wir zu den Methoden und Tipps, die dem Infopreneur dabei helfen können, seine Arbeit zu optimieren. Doch bevor wir uns diese im einzelnen betrachten, halten wir zuvor folgende grundsätzliche Erkenntnisse fest:
Oftmals wird Zeitmanagement missverstanden: Denn das möglichst präzise Verplanen von Zeiten hilft in erster Linie nur Personen, die besonders viele Kontakte, Termine oder Repräsentationspflichten haben.
Zeitmanagement erfolgt im Kopf des Infopreneurs. Sollte es da bei ihm nicht stimmen, dann helfen ihm diese Methoden und Tipps auch nicht.
Ebenfalls gilt es zu wissen, dass Erfolg nicht dadurch entsteht Zeit zu verplanen, sondern Pläne zu erstellen. Dies bedeutet, der Infopreneur sollte zuerst festlegen, was erreicht werden soll, und dann erst, wie das im Einzelnen umgesetzt werden soll.
Eine der Grundregeln des Zeitmanagements ist, gleichartige Arbeiten zusammenzufassen, um sie dann hintereinander und ohne Unterbrechungen abzuarbeiten.
Zeitmanagement soll auch für eine perfekte Work-/Life-Balance sorgen. Der Infopreneur sollte deshalb darauf achten, sein Arbeits- und Privatleben gut auszubalancieren.
Da Aufgaben und Termine sowie die zur Verfügung stehende Zeit für den Infopreneur flexibel sind, kann ihm das Zeitmanagement nur bedingt helfen.
Die im Folgenden vorgestellten Methoden und Tipps sind diejenigen, die derzeit oft vorgestellt und verwendet werden. Zukünftig werden aber sicherlich noch weitere dazu kommen.
Die meisten dieser Methoden und Tipps sind sehr einfach umzusetzen.
Wichtig: Der Infopreneur sollte davon ausgehen, dass er selbst für sich entscheiden muss, welche dieser Methoden und Tipps zu ihm und seiner Arbeitsweise passen und ihm dadurch helfen können. Sie sollten zu seinen Einstellungen, seinem Interesse und seinem Glauben, das was er für wahr hält, passen. Es handelt sich also lediglich um Vorschläge, die er für sich prüfen und akzeptieren kann!
Dennoch sollte ihm klar sein, dass es den meisten Infopreneuren mit der Umsetzung dieser Methoden und Tipps gelingt, eine bessere Verwendung ihrer begrenzt zur Verfügung stehenden Arbeitszeit zu erreichen.
Diese Regel, auch als Pareto-Prinzip bekannt, besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwands erreicht werden. Um die restlichen 20% der Ergebnisse zu erreichen, werden dahingegen 80% des Aufwands erfordert.
Anders ausgedrückt: Nur ein geringer Teil der Aufgabe ist wirklich wichtig. Dahingegen hat der größte Teil nur einen geringen Effekt und verbessert das Ergebnis deshalb nur wenig.
Wie ?
Der Infopreneur sollte die jeweils entscheidenden 20% des Gesamtaufwandes herausfinden und sich auf diese konzentrieren.
Wichtig ist lediglich das dahinterstehende Prinzip – es muss sich deshalb nicht genau um ein 80:20 Verhältnis handeln.
Warum ?
Weil das wirklich Wichtige zu erledigen ist, wobei das Unwichtige gelassen werden kann.
Um zu verhindern, dass er sich mit unwichtigen Aufgabenteilen beschäftigt und dadurch Zeit verliert.
Diese unterstützt den Infopreneur beim Treffen seiner Entscheidungen, in dem sich folgende Fragen stellen: Zu welchem Ergebnis führt die Entscheidung nach 10 Minuten, 10 Monaten, 10 Jahren?
Wie ?
Um seine Entscheidungen zu treffen, sollte er sich diese Fragen stellen.
Er sollte sich dabei bewusst machen, was nach seiner Entscheidung tatsächlich passieren könnte.
Je mehr Konsequenz es in einer größeren Zeitspanne gibt, desto wichtiger ist die Entscheidung dafür. Deshalb sollte er diese priorisieren.
Warum ?
Diese Methode hilft dem Infopreneur die Konsequenzen seiner Entscheidungen abschätzen und miteinander vergleichen zu können. Damit kann er sie auch zur Beurteilung seiner Aufgaben verwenden.
Sie unterstützt ihn dabei, schnellere Entscheidungen treffen zu können.
Es ermöglicht ihm schnell abzuschätzen, ob er weniger Zeit für eine Entscheidung einplanen sollte.
Diese HVA-Methode unterstützt das Herausfinden von wertvollen Aufgaben.
Wie ?
Zum Beginn sollte der Infopreneur für sich seine HVA’s definieren. Dazu sollte er sich auf seine eigene Zeitnutzung sowie die Beurteilung seiner Arbeitsweise beziehen.
Die Vorstellung dieser Pyramide kann ihm dann helfen, in dem er sie als Maßstab verwendet:
Spitze: Aufgaben mit langfristig sehr hohem Wert.
Mitte-oben: Aufgaben mit hohem Wert.
Mitte-unten: Aufgaben mit geringem Wert.
Unten: Aufgaben, die keinen Wert haben.
Oben stehen die HVA’s, unten die Aufgaben, die nichts bringen, jedoch viel Zeit verschwenden.
Seine Erkenntnisse kann er dann dazu nutzen, um mehr Zeit in die HVA’s zu stecken und die Non-HVA’s zu verringern.
Warum ?
Weil er dadurch Prioritäten setzen kann und damit entscheidet, welche Aufgaben wirklich wichtig sind.
Methode zum Herausfinden der Leistungsfähigkeit in Abhängigkeit von der Tageszeit.
Wie ?
Der Infopreneur sollte sich einige Tage lang stündlich fragen, über wieviel Energie er momentan verfügt. Den jeweiligen Wert sollte er festhalten, in dem er dazu eine Skala von 1 bis 10 verwendet.
Aus diesen Ergebnissen kann er dann eine Energiekurve zeichnen.
Warum ?
Weil er dadurch seinen jeweils regelmäßig erscheinenden Energiebestand herausfindet.
Sammeln: Alles aufschreiben, was noch zu erledigen ist.
Durcharbeiten: Die Dinge aus dem Sammelkorb entnehmen und entscheiden, ob und wie sie erledigt werden sollen.
Organisieren: Diese nun in der Aufgabenliste platzieren.
Durchsehen: Regelmäßig kontrollieren, ob dieses System aktuell und gepflegt ist, um sich darauf verlassen zu können.
Erledigen: Entscheidung treffen hinsichtlich der nächsten Aufgabe unter Berücksichtigung der verfügbaren Zeit und Energie sowie deren Wichtigkeit.
Warum ?
Weil es dem Infopreneur eine belastungsfreie und effiziente Arbeit ermöglicht.
Er erreicht dadurch eine Kontrolle über seiner Arbeit.
Weil er dadurch von der Arbeit an der aktuell wichtigen Aufgabe nicht abgelenkt wird, da er aufgrund dieser Aufgabenliste nicht davon auszugehen hat, weitere Aufgaben zu vergessen sowie den kompletten Überblick zu verlieren.
Der Infopreneur sollte seinen Arbeitsplan entsprechend dieser Aspekte erstellen:
A: Aufgabe
L: Länge
P: Pufferzeiten
E: Entscheidung
N: Nachkontrolle
Das “E” gibt ihm vor, die Aufgaben ihrer Wichtigkeit entsprechend zu ordnen. Dazu hat er Prioritäten zu setzen.
Warum ?
Dies hilft dem Infopreneur, seine Arbeitszeit zu planen.
Voraussetzung für deren Funktionalität ist jedoch, dass er bei seiner Arbeit nicht unterbrochen wird, und auch nur selten etwas Unvorhergesehens erscheint.
Eine Methode zur Zielsetzung (Objectives) und Messung von Ergebniskennzahlen (Key Results)
Wie ?
Der Infopreneur sollte sich für jedes Quartal neue Ziele setzen.
OKR teilt Aufgaben in Ziele (qualitative Objectives) und Ergebniskennzahlen (quantitative Key Results) auf.
Die von ihm festgelegten “Objectives” und “Key Results” sollten messbar sein.
Objective: Was möchte er erreichen?
Key Result: Was hat er zu tun, um dort hin zu kommen, und wie kann er das messen?
Das Ziel (Objective) wird durch die Ergebniskennzahlen (Key Results) messbar gemacht. Wenn alle zugeordneten Ergebniskennzahlen erreicht sind, dann ist das Ziel erreicht.
Warum ?
Diese Methode hilft dem Infopreneur, unnötige Tätigkeiten zu erkennen und diese zu eliminieren.
Es hilft ihm, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.
Es vereinfacht ihm das Nein-Sagen bei unwichtigen Aufgaben.
Durch das Hinauszögern der Aufgaben erhöht sich der Arbeitsstau.
Wie ?
Der Infopreneur sollte das Aufschieben von Aufgaben vermeiden.
Warum ?
Dadurch verhindert er, dass er sich bremst, denn aufgeschobene Arbeiten wären sicherlich ständig in seinem Hinterkopf, führten zu zusätzlichen Belastungen und Stress und würden dadurch seine optimale Leistungsfähigkeit verschlechtern.
Im Vorfeld der Aufgabe sollte der Infopreneur sich bereits ein dazu passendes Umfeld erschaffen. Wenn dann vorhanden, kann er seine Aufgabe an eine weitere Person weiterleiten.
Die Zufriedenheit des Auftraggebers über das Ergebnis seiner gestellten Aufgabe kann bereits vorhanden sein, bevor alles perfekt dazu erarbeitet wurde. Siehe 80/20er-Methode.
Wie ?
Der Infopreneur sollte lediglich so viel erarbeiten, dass es dazu reicht, dass der Auftraggeber damit zufrieden ist.
Warum ?
Dadurch kann er sich viel Zeit und Energie sparen.
Lebenserfahrungen sorgen für Weiterentwicklung der Persönlichkeit.
Wie ?
Der Infopreneur sollte sich den jeweilig aktuellen Lebensbedingungen anpassen.
Warum ?
Damit er sich dem gegeben Umfeld besser anpassen kann: Er lernt sich dabei besser kennen, kann mit Rückschlägen auf sein Leben besser umgehen sowie auch Krisen und Probleme besser bewältigen.
Aufgaben: Welche Aufgaben sollte der Infopreneur erledigen?
Die folgenden Darstellungen dieser Tipps basieren auf diesen Fragen:
Der Infopreneur sollte versuchen große Aufgaben in kleine, leicht umsetzbare Teile aufzuspalten.
Warum ?
Manche Aufgaben wirken aufgrund ihrer Größe so, als ob sie gar nicht zu erledigen wären.
Weil zu große Aufgaben der Motivation schadet und den Infopreneur sogar dazu bringen kann, sie gar nicht erledigen zu wollen. Diese Aufteilung hilft dementsprechend gegen das Aufschieben von Arbeiten.
Dahingegen sind kleinere Aufgaben schneller und einfacher zu bewältigen.
Um zu verhindern, dass eine zu große Aufgabe ihn verunsichert.
Weil kleine Aufgaben weniger Druck verursachen und einfacher zu erledigen sind.
Dadurch bekommt er schneller seine Erfolgserlebnisse.
Kleinschrittiges Denken verursacht weniger Druck auf ihn.
System, welches das gleiche abbildet, was der Infopreneur auch mit einem Zeitplanbuch könnte.
Wie ?
Unter anderem unterstützt es ihn beim Einhalten und Kontrollieren des Terminkalenders sowie auch Erfassen von Telefongesprächen, eintreffenden Informationen sowie Internetaktivitäten.
Warum ?
Weil solche Systeme, wie beispielsweise Lotus Organizer, für den Infopreneur viele alltägliche Aufgaben automatisch durchführen können und dadurch verhindern, dass er dazu seine Zeit verliert.
Zeitmanagement ist wichtig für den Erfolg des Infopreneurs. Es gibt dazu sehr viele Methoden und Tipps, die ihm dabei helfen können. Jedoch sollte er davon ausgehen, dass er selbst für sich entscheiden muss, welche dieser Methoden und Tipps zu ihm und seiner Arbeitsweise passen und ihm dadurch helfen können. Es handelt sich in diesem Artikel also lediglich um Vorschläge, die er für sich prüfen und akzeptieren kann. Sie sollten zu seinen Einstellungen, seinem Interesse und seinem Glauben passen.
Sollten Sie noch weitere gute Methoden und Tipps kennen, dann geben Sie uns doch mit Ihrem Kommentar darüber Bescheid!
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